f373ab03ea20e10becf2ff992a3359edVersión 3.0 · Aprobada por el representante legal de Estrategias Contractuales S.A.S., el 24 de septiembre de 2026 · Vigencia: desde el 24 de septiembre de 2026 hasta su modificación expresa.
| Responsable del Tratamiento | ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. |
| NIT | 900.792.505-1 |
| Domicilio y dirección de notificaciones | Calle 5 A No. 43 B – 25, oficina 604, Medellín, Antioquia, Colombia |
| Canales para el ejercicio de los derechos del Titular | Para quien tenga cuenta en la Plataforma, los canales habilitados dentro de ella, disponibles en todos los planes y en todo momento. Para los demás Titulares, la página de contacto del sitio web y la dirección de notificaciones señalada en esta casilla. De cada solicitud queda constancia con su fecha y su autor. |
| Versión de esta Política | 3.0 |
| Fecha de vigencia | 24 de septiembre de 2026 |
1.1. Responsable. ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. es una sociedad comercial domiciliada en Medellín, Colombia, identificada con NIT 900.792.505-1, que presta servicios jurídicos y obra como Responsable del Tratamiento de los datos personales a que se refiere esta Política.
1.2. Ámbito de aplicación. Esta Política es transversal a toda la actividad del Responsable. Gobierna el Tratamiento de datos personales que Estrategias Contractuales S.A.S. realice por cualquier medio y con cualquier ocasión: la prestación de sus servicios, la administración de su personal, la relación con proveedores y contratistas, sus comunicaciones comerciales e institucionales, y cualquier otra actividad social.
1.3. Normas aplicables. Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1074 de 2015 (protección de datos personales en Colombia); por la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021 (habeas data financiero); y, en lo pertinente, por la Ley 1712 de 2014 (Transparencia y Acceso a la Información Pública, aplicable en tanto los procesos de contratación estatal son información pública y se trata información que se encuentra contenida en registros públicos). Cuando resulte aplicable por el origen o la residencia del Titular, se atienden igualmente el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y la California Consumer Privacy Act / CPRA (CCPA).
Se emplean las definiciones de la Ley 1581 de 2012 —Titular, Tratamiento, Responsable, Encargado, Dato personal, Dato sensible y Autorización— y, cuando resulten aplicables, las del RGPD (categoría especial de datos, encargado del tratamiento) y las de la CCPA (personal information, service provider, business purpose, conforme al Cal. Civ. Code § 1798.140). Los términos Cliente, Usuario, Proceso, Expediente y Plataforma tienen el significado que les asignan los Términos y Condiciones de Uso.
El Tratamiento que realiza Estrategias Contractuales S.A.S. se agrupa en los siguientes ámbitos, a los que remiten las secciones 4, 5, 6 y 17:
| Ámbito | Titulares comprendidos |
|---|---|
| A. Prestación de servicios | Las empresas clientes y las personas naturales clientes; sus representantes legales, apoderados y personas de contacto; los Usuarios que cada Cliente cree en los entornos digitales provistos por el Responsable del Tratamiento; y las personas que figuren en los documentos que el Cliente aporte al Expediente —socios, revisores fiscales, contadores y el personal cuya experiencia o formación se acredita—. |
| B. Administración del talento humano | Los trabajadores vinculados por contrato de trabajo, los contratistas personas naturales, los practicantes y aprendices, y los aspirantes que remitan su hoja de vida o participen en un proceso de selección. |
| C. Familiares y beneficiarios de los trabajadores | El cónyuge o compañero permanente, los hijos, los padres y los demás familiares del trabajador que deban ser identificados para su afiliación como beneficiarios a los sistemas de seguridad social y a la caja de compensación familiar, para la designación de beneficiarios de prestaciones, o para los programas de bienestar del Responsable. |
| D. Proveedores, contratistas y aliados | Las personas naturales proveedoras o contratistas, y las personas naturales de contacto de los proveedores, contratistas y aliados. |
| E. Prospectos, audiencia y contactos comerciales | Las personas naturales que solicitan información sobre los servicios del Responsable o manifiestan interés en ellos; los asistentes a sus eventos, capacitaciones y demostraciones; los suscriptores de sus comunicaciones; las personas de contacto de las entidades y empresas a las que dirige su oferta; y quienes interactúan con sus perfiles en redes sociales y canales digitales. |
| F. Terceros que figuran en los documentos de los Procesos | Las personas mencionadas en pliegos, informes de evaluación, ofertas y actos administrativos publicados por las entidades o por quienes adelanten los Procesos, o en registros públicos. |
| Canal de captura | Información objeto de Tratamiento |
|---|---|
| Registro y verificación de la cuenta | Correo electrónico; razón social, NIT o documento de identidad; los documentos de verificación (Registro Único Tributario, certificado de existencia y representación legal o de matrícula mercantil, documento de identidad del representante legal o de la persona natural); el correo de notificación judicial al que se remite el código de confirmación; y el medio de pago registrado. |
| Consulta del Registro Único Empresarial y Social (RUES) | La respuesta del registro mercantil sobre la empresa consultada, que se conserva como constancia de lo que ese registro decía a la fecha de la consulta. |
| Expediente del Cliente | Los documentos que el Cliente carga —certificado de cámara de comercio, RUT, RUP, estados financieros, certificación bancaria, documento de identidad del representante legal, tarjetas profesionales, certificados de experiencia y similares— y los datos que de ellos se extraen. Pueden contener datos financieros y crediticios, sujetos al régimen de la sección 9. |
| Documentos de los Procesos | Pliegos, adendas, informes de evaluación, ofertas y actos publicados por las entidades, obtenidos de los portales de contratación. Provienen en su mayoría de fuentes públicas oficiales y tienen naturaleza pública conforme a la Ley 1712 de 2014. |
| Pago de servicios (pasarela de pagos y facturación electrónica) | Datos del pagador, medio de pago seleccionado, identificador de la transacción y comprobante. Los datos financieros completos del medio de pago no se conservan: los procesa directamente la pasarela. |
| Uso de la Plataforma | Identificadores de sesión, dirección IP, navegador y sistema operativo, y los datos de navegación y de uso descritos en la sección 20. |
| Aceptaciones legales | El historial de aceptaciones de estos textos, con su versión, su huella criptográfica, su fecha y la identificación del Usuario. |
4.2.1. Aspirantes. La hoja de vida y sus soportes: datos de identificación y de contacto, formación académica, experiencia laboral, referencias y las verificaciones que de ellas se practiquen. La hoja de vida del aspirante no seleccionado se conserva en los términos del numeral 17.3 o se elimina a su solicitud.
4.2.2. Trabajadores y contratistas personas naturales. Datos de identificación y de contacto; fecha de nacimiento, incluida para efectos de los programas de bienestar del Responsable; datos familiares en cuanto resulten necesarios conforme al ámbito C; formación y experiencia; los datos de la vinculación —cargo, funciones, salario, novedades y prestaciones—; los datos bancarios de pago de la nómina y de los honorarios; la afiliación y los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y a la caja de compensación familiar; las incapacidades, licencias y permisos; los datos exigidos por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; y la información tributaria necesaria para practicar y certificar las retenciones a cargo del Responsable.
4.2.3. Salud ocupacional. Tratándose de las evaluaciones médicas ocupacionales practicadas conforme a la Resolución 2346 de 2007, el Responsable recibe y conserva únicamente el certificado de aptitud expedido por el médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La historia clínica ocupacional es reservada y reposa en el prestador que la practica; el Responsable no accede a ella ni la conserva.
Nombre, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento y parentesco; y los documentos que acreditan el parentesco o la convivencia —registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio o declaración de unión marital de hecho— en cuanto sean exigidos para la afiliación. Cuando la afiliación o el reconocimiento de una prestación exijan acreditar una condición de salud o una discapacidad, se trata el soporte que la entidad respectiva requiera, con el carácter reforzado de la sección 11.
Datos de identificación y de contacto; RUT y condición tributaria; datos bancarios para el pago; y los documentos del contrato, sus soportes y sus facturas.
4.5.1. Canales de captación. Los datos de este ámbito se obtienen por los siguientes canales:
4.5.2. Prácticas que el Responsable no emplea. Estrategias Contractuales S.A.S. no compra, arrienda ni permuta bases de datos de terceros; no emplea programas de extracción automática de datos de redes sociales, directorios o motores de búsqueda; y no incorpora a su base comercial la información que una persona publica en una red social por el solo hecho de haberla publicado o de seguir sus perfiles. Seguir un perfil, reaccionar a una publicación o pertenecer a la audiencia de un contenido no constituye autorización de Tratamiento.
4.5.3. Información objeto de Tratamiento. Nombre; correo electrónico y teléfono; entidad o empresa a la que pertenece, cargo y sector; el interés manifestado y el servicio por el que consulta; el canal y la fecha por los que se obtuvo el dato; el registro de las comunicaciones sostenidas y de las respuestas a ellas —envíos, aperturas, consultas de los enlaces e inscripción o asistencia a eventos—; el estado del contacto dentro del proceso comercial del Responsable; y los identificadores de las cookies analíticas y publicitarias y los datos de navegación asociados a ellas, cuando el visitante las haya consentido conforme al numeral 20.3.
4.5.4. Perfiles en redes sociales. Cada red social obra como responsable de su propio Tratamiento conforme a sus políticas, que el Responsable no controla y frente a las cuales el Titular ejerce sus derechos ante la red. Estrategias Contractuales S.A.S. trata los mensajes y comentarios que el Titular le dirige y los datos que este le entrega a través de los formularios de la red. Las métricas de audiencia que la red le entrega —alcance, interacciones y composición agregada de los seguidores— son estadísticas agregadas que no identifican a persona alguna, y como tales se tratan.
El contenido completo de las comunicaciones que las Partes sostengan sobre el servicio —por los grupos o canales de mensajería que acuerden, por correo electrónico, por llamadas o en reuniones—, junto con su fecha, su canal, su autor y el identificador de este en ese canal (número de teléfono o correo). Esas comunicaciones forman parte del expediente del servicio y acreditan lo solicitado, lo entregado y lo acordado. Quien participe en esos canales debe saber que la conversación queda registrada, y el Cliente se obliga a informarlo a las personas de su equipo que incorpore a ellos.
El Tratamiento de estos datos se limita a lo necesario para esas finalidades y no se extiende a ninguna finalidad comercial.
Contratar, recibir y pagar los bienes y servicios adquiridos; llevar la contabilidad y cumplir los deberes tributarios asociados; y administrar la relación contractual.
5.5.1. Finalidades.
5.5.2. Carácter de las finalidades de mercadeo. Las finalidades 2 a 7 son de mercadeo y exigen autorización específica del Titular, separada de cualquier otra. Son secundarias y opcionales: negarlas no impide atender una solicitud de información, contratar un servicio ni acceder a condición alguna. La autorización es revocable en cualquier momento y sin expresión de causa, y su revocatoria no acarrea consecuencia alguna para el Titular.
5.5.3. Medio para darse de baja. Toda comunicación comercial identifica al Responsable e incorpora un medio para darse de baja, gratuito y de acceso inmediato. La baja se hace efectiva antes del envío siguiente y, en todo caso, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la solicitud.
5.5.4. Límites. El Tratamiento con fines de mercadeo no recae sobre datos sensibles ni sobre datos de menores de edad; no comporta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el Titular; y los datos de este ámbito no se venden ni se ceden a terceros para las finalidades propias de estos. Su entrega a una plataforma de publicidad digital en los términos del numeral 20.4 se hace por cuenta del Responsable, para sus propias campañas y con prohibición de uso propio por parte de la plataforma.
El cumplimiento de las obligaciones legales, contables y tributarias del Responsable; la prevención del fraude, del lavado de activos y financiación del terrorismo; la auditoría; la seguridad de la información; y la defensa de los intereses legítimos de Estrategias Contractuales S.A.S. en sede judicial o administrativa.
6.1. Bajo la Ley 1581 de 2012. La autorización previa, expresa e informada del Titular; la ejecución del contrato celebrado con el Cliente, con el trabajador o con el proveedor; el cumplimiento de obligaciones legales, señaladamente las laborales, de seguridad social y tributarias; y, tratándose de información de naturaleza pública, su condición de tal conforme a la Ley 1712 de 2014.
6.2. Bajo el RGPD. La ejecución del contrato (art. 6.1.b), el consentimiento (art. 6.1.a), el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c) o el interés legítimo (art. 6.1.f), según la finalidad de que se trate.
6.3. Bajo la CCPA/CPRA. El Tratamiento se realiza con los fines de negocio (business purposes) declarados en esta Política. Estrategias Contractuales S.A.S. no vende ni comparte información personal en el sentido de esa normativa.
Para la prestación de algunos de sus servicios, Estrategias Contractuales S.A.S. procesa documentos e información mediante modelos de inteligencia artificial, cuyo proveedor se identifica en la sección 13. En las modalidades de servicio de autogestión esos procesos se generan sin intervención humana. No obstante, en materia de tratamiento de datos, el Titular tiene derecho a solicitar revisión humana y a oponerse a las decisiones basadas únicamente en Tratamiento automatizado, en los términos del artículo 22 del RGPD cuando este resulte aplicable. No se elaboran perfiles con efectos jurídicos sobre personas naturales distintos de la prestación del servicio contratado, y ninguna decisión sobre la selección, la permanencia o las condiciones laborales del personal se adopta por medios automatizados.
8.1. Por regla general, la información que consta en los registros públicos y la relativa a los procesos de contratación estatal, cualquiera que sea su régimen, tiene el carácter de información pública, salvo los casos de reserva legal. La información relativa a las licitaciones privadas tiene el carácter que cada convocatoria le asigne.
8.2. El Cliente indicará por escrito la información que suministre con carácter reservado, manifestando el alcance de la reserva. A su turno, Estrategias Contractuales S.A.S. guardará reserva de la información que reciba con ese carácter, salvo las excepciones legales, y no la revelará a terceros ni con ocasión de la identificación de aliados para la conformación de estructuras plurales.
8.3. La información relativa a propuestas se trata como reservada hasta el cierre del respectivo Proceso.
8.4. La información de cada Cliente está aislada de la de los demás dentro de los entornos digitales, conforme a las medidas descritas en la sección 21.
Por la naturaleza del servicio, Estrategias Contractuales S.A.S. trata información financiera, crediticia, comercial y de servicios regulada por la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.
| Calidad | Estado actual | Alcance |
|---|---|---|
| Operador (central de información) | No aplica. | Estrategias Contractuales S.A.S. no es central de riesgo. |
| Fuente de información | Facultad reservada. | Estrategias Contractuales S.A.S. se reserva la facultad de reportar a operadores de información la mora de los Clientes que incumplan obligaciones líquidas y exigibles a su favor. Cuando ello ocurra, cumplirá íntegramente los deberes del artículo 8 de la Ley 1266 —calidad de la información, oportunidad en la actualización y atención al Titular— y surtirá la comunicación previa que esa ley exige. |
| Usuario de información | Facultad reservada. | Cuando lo requiera para evaluar el riesgo de la relación comercial, y previa suscripción del contrato con las centrales de información, Estrategias Contractuales S.A.S. podrá consultar reportes crediticios con sujeción a las restricciones del artículo 7 de la Ley 1266. |
| Receptor incidental | Ordinario. | Los soportes que el Cliente aporta al Expediente —estados financieros, certificaciones bancarias y el propio RUP— contienen información de esta naturaleza. |
Cuando Estrategias Contractuales S.A.S. obre como fuente reportando información negativa a una central de información, observará los términos del artículo 13 de la Ley 1266 de 2008, modificado por el artículo 3 de la Ley 2157 de 2021:
Tanto si la información financiera proviene del Cliente como de un tercero, Estrategias Contractuales S.A.S. la trata con estricta sujeción a la finalidad para la cual fue obtenida, sin compartirla más allá del equipo asignado y de los terceros indispensables para la prestación del servicio.
10.1. Los documentos de los Procesos —pliegos, informes de evaluación, ofertas y actos administrativos— contienen datos de personas distintas del Cliente. Esos documentos provienen en su mayoría de fuentes públicas oficiales y tienen naturaleza pública conforme a la Ley 1712 de 2014.
10.2. Cuando el Cliente aporte documentos que contengan datos de terceros —certificados de experiencia, hojas de vida del personal que acredita, documentos de sus socios—, garantiza contar con la autorización de esos Titulares y responde por ella. Estrategias Contractuales S.A.S. trata esos datos únicamente para la finalidad de acreditar las condiciones de participación del Cliente.
10.3. Los terceros cuyos datos se traten por esta vía conservan íntegramente los derechos de la sección 18 y pueden ejercerlos por los canales de la sección 19.
11.1. Regla general. Estrategias Contractuales S.A.S. no recolecta datos sensibles en el ámbito A ni en los ámbitos D y E. Si un documento aportado por el Cliente contuviera datos sensibles, el Cliente garantiza contar con la autorización correspondiente, y a esos datos se les dará el tratamiento reforzado del numeral 11.3, o se solicitará su exclusión.
11.2. Datos sensibles en los ámbitos B y C. En la administración del personal y en la afiliación de sus beneficiarios, el Responsable trata datos sensibles en la medida estrictamente necesaria para cumplir obligaciones legales: los relativos al estado de salud —incapacidades, licencias, recomendaciones médico-laborales, certificados de aptitud y la condición de discapacidad cuando deba acreditarse—, y los que revelen la pertenencia a una organización sindical, cuando la haya. El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles, y así se le advierte al recogerlos; cuando su suministro sea presupuesto de una obligación legal del Responsable o del reconocimiento de una prestación a favor del propio Titular, así se le indica al solicitarlos.
11.3. Tratamiento reforzado. Los datos sensibles se conservan separados del resto del archivo, con acceso restringido a las personas que deban conocerlos por razón de su función, y no se emplean para finalidad distinta de aquella para la que fueron recogidos. Lo dispuesto en el numeral 4.2.3 sobre la historia clínica ocupacional se aplica en todo caso.
12.1. Los servicios de Estrategias Contractuales S.A.S., se dirigen a las empresas y a sus representantes mayores de edad. En el ámbito A no se recolectan deliberadamente datos de menores; si se detectaren datos de un menor sin la autorización de su representante, se procederá a su supresión.
12.2. En el ámbito C, el Responsable sí trata datos de niños, niñas y adolescentes de los hijos y demás menores a cargo del trabajador que deban ser identificados para su afiliación como beneficiarios a los sistemas de seguridad social y a la caja de compensación familiar, para el reconocimiento de prestaciones a su favor, o para los programas de bienestar dirigidos a la familia del trabajador.
12.3. Ese Tratamiento responde al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales, se limita a los datos indispensables para las finalidades del numeral 5.3, y no comprende finalidad comercial alguna. La autorización la otorga el representante legal del menor, y el trabajador que suministre esos datos manifiesta obrar en tal calidad o contar con la autorización de quien la tenga. El menor será oído, atendiendo a su madurez y autonomía, cuando la decisión sobre sus datos lo amerite.
Para operar la Plataforma y para administrar su personal y su contabilidad, Estrategias Contractuales S.A.S. se apoya en proveedores que obran como Encargados del Tratamiento, bajo contrato que les prohíbe emplear los datos para fines propios. La siguiente relación distingue los encargados en operación de los previstos, de modo que la incorporación de estos últimos no requiera modificar esta Política:
| Encargado | Función | Sede | Transferencia internacional | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Supabase | Base de datos y almacenamiento de documentos | EE. UU. | Sí | En operación |
| Render | Alojamiento del servidor de la Plataforma | EE. UU. | Sí | En operación |
| Anthropic | Análisis y elaboración de documentos con inteligencia artificial | EE. UU. | Sí | En operación |
| Resend | Envío de correo transaccional y distribución de las comunicaciones del ámbito E | EE. UU. | Sí | En operación |
| Autenticación de usuarios | EE. UU. / Irlanda | Sí | En operación | |
| Zoho | Correo corporativo, directorio de contactos y administración del proceso comercial (CRM) | India / EE. UU. | Sí | En operación |
| GitHub | Ejecución de tareas programadas | EE. UU. | Sí | En operación |
| Browserless | Navegador remoto para la consulta de los portales de contratación | EE. UU. / Reino Unido | Sí | En operación |
| Anti-Captcha | Resolución de los controles de acceso de los portales de contratación | Internacional | Sí | En operación |
| Colombia Hosting | Alojamiento del intermediario de acceso a los portales de contratación | Colombia | No | En operación |
| Wompi | Pasarela de pagos | Colombia | No | En operación |
| Alegra | Contabilidad, facturación electrónica y documentos electrónicos | Colombia | No | En operación |
| Cloudflare | Verificación, mediante Turnstile, de que quien envía los formularios de registro, ingreso y contacto es una persona y no un programa automático | EE. UU. | Sí | En operación |
| SOI - Operador de información de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) | Liquidación y pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y a la caja de compensación familiar | Colombia | No | En operación |
| Entidad financiera pagadora | Dispersión de la nómina y pago a proveedores | Colombia | No | En operación |
| Herramientas de envío de comunicaciones y boletines, propias o de terceros | Distribución de las comunicaciones del ámbito E y medición de su resultado | Colombia / EE. UU. | Según la herramienta | En operación |
| Plataformas de publicidad digital y de analítica —entre ellas Meta Platforms, Google y LinkedIn— | Medición de audiencia y de campañas, y construcción de audiencias publicitarias, en los términos de los numerales 20.3 y 20.4 | EE. UU. / Irlanda | Sí | Previsto |
| Meta Platforms | Mensajería con el Cliente por WhatsApp Business | EE. UU. / Irlanda | Sí | Previsto |
| Deepgram | Transcripción de llamadas y reuniones | EE. UU. | Sí | Previsto |
14.1. Destinatarios. Además de los Encargados, se comunican datos a:
14.2. Fuentes. Los datos se obtienen del propio Titular, de los documentos que el Cliente aporta, del trabajador respecto de su núcleo familiar, y de las siguientes fuentes:
Las transferencias y transmisiones internacionales se amparan en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando resulten aplicables, en las cláusulas contractuales tipo del Capítulo V del RGPD y en el régimen de service providers de la CCPA. La sección 13 indica, para cada Encargado, si la prestación de su servicio comporta transferencia internacional. Los datos de los ámbitos B y C no son objeto de transferencia internacional, salvo la que comporte el uso del correo corporativo por el propio Titular.
16.1. Forma. La autorización del Titular es previa, expresa e informada, y se obtiene por medios que permiten su consulta posterior.
16.2. Por ámbito.
16.3. Casos en que no se requiere. No se requiere autorización en los eventos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, señaladamente el dato de naturaleza pública, la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales y el dato relacionado con el registro civil de las personas.
Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos, los plazos legales aplicables y los términos razonables de defensa de los intereses legítimos de Estrategias Contractuales S.A.S.
| Tipo de dato | Plazo |
|---|---|
| Expediente del Cliente y documentos aportados | Mientras exista la relación con el Cliente y, después, por el término de prescripción de las acciones derivadas del contrato. |
| Comunicaciones sobre el servicio | Mientras exista la relación con el Cliente y por el término de prescripción de las acciones derivadas del contrato, por formar parte del expediente del servicio. |
| Documentos de los Procesos obtenidos de fuentes públicas | Mientras sean útiles para el seguimiento del Proceso y para acreditar la gestión prestada. |
| Aceptaciones de estos textos legales y demás autorizaciones | Durante la vigencia de la cuenta y, al menos, el término de prescripción aplicable, como prueba del consentimiento que exige el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. |
| Registro de ingresos a la Plataforma (fecha, correo, dirección IP completa, navegador y resultado de cada ingreso, salida o intento fallido o rechazado) | Doce (12) meses, para la investigación de incidentes de seguridad. |
| Registros de auditoría y de uso de la Plataforma | Hasta dos (2) años. |
| Tipo de dato | Plazo |
|---|---|
| Expediente del trabajador y soportes de la relación laboral | Mientras subsista la relación y, después, por el término de prescripción de las acciones laborales y de seguridad social. |
| Soportes de la afiliación y del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral | De manera indefinida, por cuanto las prestaciones pensionales pueden reclamarse en cualquier tiempo y su reconocimiento depende de acreditar la historia de aportes. |
| Datos de los beneficiarios y familiares | Mientras subsista la afiliación o la condición que motivó su recolección, y después por el término de prescripción de las acciones derivadas de ella. |
| Autorizaciones de Tratamiento del trabajador y de sus familiares | Al menos el mismo término del dato al que se refieren, como prueba del consentimiento. |
| Hojas de vida de aspirantes no seleccionados | Hasta un (1) año, para considerarlos en vacantes posteriores, salvo que el aspirante solicite antes su supresión. |
| Certificado de aptitud de las evaluaciones médicas ocupacionales | Mientras subsista la relación y por el término en que puedan derivarse reclamaciones de origen laboral. La historia clínica ocupacional no se conserva, conforme al numeral 4.2.3. |
| Tipo de dato | Plazo |
|---|---|
| Datos contables y tributarios (pagos, facturas, documentos soporte y sus anexos) | Mínimo cinco (5) años conforme al artículo 632 del Estatuto Tributario, y hasta diez (10) años conforme al artículo 60 del Código de Comercio, contados desde la emisión o el cierre del documento. |
| Contratos con proveedores y contratistas y sus soportes | Mientras subsista la relación y por el término de prescripción de las acciones derivadas del contrato. |
| Datos de prospectos y contactos comerciales (ámbito E) | Hasta la revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión y, en todo caso, hasta veinticuatro (24) meses contados desde la última interacción del Titular con el Responsable, cumplidos los cuales se suprimen o anonimizan. |
| Registro de envíos e interacciones de las comunicaciones del ámbito E | Hasta dos (2) años, para medir el resultado de las comunicaciones. |
| Constancia de la baja o de la revocatoria —dato de contacto y fecha, en lista de exclusión— | De manera indefinida, con la única finalidad de no volver a contactar a quien pidió no serlo, y sin que pueda emplearse para ninguna otra. |
| Reportes a centrales de información, cuando Estrategias Contractuales S.A.S. obre como fuente | Los términos máximos de permanencia y caducidad del numeral 9.2. |
17.4. Transcurridos los plazos aplicables, los datos se eliminan o se anonimizan de manera irreversible. La supresión procede cuando el Titular la solicite y no exista deber legal de conservación.
El Titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos.
El ejercicio de estos derechos por parte de un trabajador o de un aspirante no tiene ni tendrá consecuencia alguna sobre su vinculación, su permanencia ni sus condiciones laborales; la revocatoria de la autorización, en todo caso, no libera al Responsable de conservar y reportar los datos que la ley le obliga a tratar.
Cuando resulten aplicables, se reconocen además los derechos del RGPD —acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición, limitación y a no ser objeto de decisiones automatizadas, artículos 15 a 22— y los de la CCPA/CPRA —saber, eliminar, corregir, no discriminación, y a que no se venda ni comparta su información—. Estrategias Contractuales S.A.S. no vende ni comparte información personal, ni realiza publicidad de comportamiento entre contextos.
19.1. Titulares con cuenta en los entornos digitales. La opción Contáctenos, seleccionando el asunto «Protección de datos personales» o «Reclamo en materia de datos personales». De la solicitud queda constancia con su fecha y su autor, y la respuesta se remite por el mismo medio y a la dirección de correo registrada. Desde su cuenta el Titular puede además solicitar la exportación o la eliminación de sus datos.
19.2. Demás Titulares. La página de Contacto del sitio web, indicando en el mensaje que la solicitud se refiere a la protección de sus datos personales, y la dirección de notificaciones señalada en el encabezado de esta Política. Los trabajadores y aspirantes pueden dirigir su solicitud, además, por el conducto interno que el Responsable disponga, sin que ello excluya los canales anteriores.
19.3. Plazos de respuesta.
19.4. Denegación de la solicitud. El Titular tiene derecho a recibir explicación motivada y a acudir a las autoridades de control señaladas en la sección 18.
20.1. Cookies estrictamente necesarias. La Plataforma emplea cookies estrictamente necesarias para la autenticación y el funcionamiento —sesión y preferencias—, que no requieren consentimiento.
20.2. Analítica de uso. Estrategias Contractuales S.A.S. emplea datos de uso de la Plataforma con fines analíticos —las funciones utilizadas, su frecuencia, el momento de su uso y su resultado— para medir el desempeño del servicio, corregir errores y orientar su desarrollo. Ese Tratamiento se funda en el interés legítimo de Estrategias Contractuales S.A.S. y en la ejecución del contrato, recae sobre los datos de la cuenta y de la actividad y no sobre el contenido de los documentos del Cliente, no se emplea para publicidad de comportamiento entre contextos ni se cede a terceros con esa finalidad. Los resultados agregados de ese análisis no permiten identificar al Titular.
20.3. Cookies y tecnologías de terceros en los entornos digitales. El sitio web y los demás entornos digitales del Responsable emplean cookies y tecnologías equivalentes —píxeles, etiquetas, identificadores de dispositivo y scripts de terceros— de tres categorías:
| Categoría | Para qué sirve | Consentimiento |
|---|---|---|
| Necesarias | Sesión, seguridad, preferencias y funcionamiento del entorno. | No lo requieren. |
| Analíticas | Medir la audiencia y el comportamiento del visitante, para corregir el contenido y orientar la oferta. | Previo y revocable. |
| Publicitarias | Medir el resultado de las campañas del Responsable y presentar sus anuncios en entornos de terceros. | Previo y revocable. |
Las analíticas y las publicitarias solo se activan con el consentimiento previo del visitante, recabado por el aviso que se despliega al ingresar, donde puede aceptarlas, rechazarlas o escogerlas por categoría, y que puede modificar en cualquier momento por el mismo medio. Rechazarlas no limita el acceso al contenido. La carga de los entornos digitales origina además la solicitud de las fuentes tipográficas servidas por Google Fonts, lo que supone que Google reciba la dirección IP del visitante.
20.4. Publicidad digital y audiencias. El Responsable adelanta publicidad digital sobre sus servicios en plataformas de terceros, y para ello puede:
En este Tratamiento la plataforma publicitaria obra por cuenta del Responsable, para las campañas de este y con prohibición de emplear los datos para fines propios. No se emplean para ello datos sensibles, datos de menores de edad ni categorías que revelen condiciones protegidas. El Titular puede oponerse a este Tratamiento en cualquier momento por los canales de la sección 19 o retirando su consentimiento de cookies, y su oposición se atiende excluyéndolo de las audiencias.
20.5. El Responsable no emplea herramientas de vigilancia, medición de productividad ni geolocalización sobre su personal.
Estrategias Contractuales S.A.S. aplica medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS); depósito de documentos privado, con enlaces firmados temporales; aislamiento de la información por empresa; autenticación sin contraseña mediante enlaces firmados y con Google (OAuth); verificación, por medio de Cloudflare Turnstile, de que los formularios de registro, ingreso y contacto los envía una persona, para lo cual Cloudflare trata la dirección IP y señales técnicas del navegador; límites al número de intentos de ingreso, de registro y de consulta; cierre automático de la sesión por inactividad; registro de los ingresos y de los intentos fallidos, con la dirección IP, que se conserva doce (12) meses; control de acceso por roles y permisos; custodia separada y de acceso restringido del archivo de personal y de los datos sensibles; y acuerdos de confidencialidad con el equipo y con los Encargados.
Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Estrategias Contractuales S.A.S. notificará conforme a los plazos aplicables: a la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Registro Nacional de Bases de Datos, según la normativa colombiana; a la autoridad de control de la Unión Europea dentro de las setenta y dos (72) horas, conforme al artículo 33 del RGPD cuando este resulte aplicable; y a los Titulares afectados, sin dilación indebida.
Estrategias Contractuales S.A.S. inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando le corresponda conforme a los criterios que esa Superintendencia tenga fijados.
El versionado queda asociado a cada aceptación: la Plataforma conserva la versión aceptada por cada Usuario y la huella criptográfica de su texto. Respecto de los Titulares de los demás ámbitos, el Responsable conserva constancia de la versión comunicada y de la fecha. Los cambios sustanciales se notificarán por el canal registrado y, cuando proceda, requerirán nueva aceptación.
Cuando el Titular se encuentre en la Unión Europea, la base legal del Tratamiento es la ejecución del contrato (art. 6.1.b), el consentimiento (art. 6.1.a) o el interés legítimo (art. 6.1.f), según la finalidad; se reconocen los derechos de los artículos 15 a 22 y el derecho a reclamar ante la autoridad de control (art. 77).
Los residentes de California tienen los derechos a saber, eliminar, corregir y a la no discriminación. Estrategias Contractuales S.A.S. no vende ni comparte información personal en el sentido de la CCPA. Las categorías de información y las finalidades son las descritas en esta Política.
Los Titulares de información financiera, crediticia, comercial y de servicios tienen, además de los derechos de la sección 18, los que les reconoce la Ley 1266 de 2008: conocer la información que sobre ellos repose en bancos de datos, solicitar su rectificación, ser informados previamente del reporte de información negativa, y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio. Estos derechos se ejercen frente a Estrategias Contractuales S.A.S. por los canales de la sección 19 y, frente a los operadores de información, por los canales que cada uno disponga. La sección 9 señala la calidad en que obra Estrategias Contractuales S.A.S. y los términos de permanencia y caducidad del dato negativo.
Esta Política rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones anteriores en lo pertinente. Al aceptarla en el registro, el Usuario autoriza el Tratamiento de los datos personales en los términos aquí descritos, y de esa aceptación queda la constancia prevista en el numeral 16.2. Respecto de los Titulares de los demás ámbitos, esta Política se pone a su disposición al recabar su autorización y permanece publicada en el sitio web del Responsable.